Obwohl der Vorstand für die finanzielle Führung und die damit verbundenen Bücher verantwortlich ist, kommt dem Kassier in diesem Bereich die tragende Rolle zu; dies auch im Sinne des finanziellen «Gewissens» des Vereins. Er oder sie muss über gute kaufmännische Kenntnisse und, wo möglich, über Erfahrung verfügen, welche zur Führung des Finanz- und Rechnungswesens befähigt. Ebenso wichtig ist zudem eine integre, zuverlässige, ordnungsliebende und teamfähige Persönlichkeit, welche mit
Geld umgehen kann.
2.1 Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
Art. 69a ZGB
2. Buchführung
Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss.
Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR führt aus, dass Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen
zu lassen, lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen
müssen.
Vereine, die sich ins Handelsregister eintragen müssen, sind solche, die
Ein mehrwertsteuerpflichtiger Verein darf, sofern er sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen muss, eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen. Wir empfehlen aber auch in diesem Falle eine ordentliche (doppelte) Buchführung, um alle Anforderungen der MWST zu erfüllen.
Folgende Indizien, die nicht zwingend kumulativ zu erfüllen sind, können auf eine nach kaufmännischer Art
geführte Tätigkeit hinweisen; der statutarische Zweck ist dabei nicht massgeblich:
Beispiel
Ein wohltätiger Verein, welcher ein öffentliches Restaurant betreibt, hat grundsätzlich ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe.
Nach Art. 61 Abs. 1 ZGB kann sich ein Verein «freiwillig» ins Handelsregister eintragen lassen, wenn die Vereinsstatuten angenommen und der Vorstand bestellt ist. Dieser muss aber ebenfalls nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen.
2.2 Arten der Buchführung
VVereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, können lediglich über die
Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen («Milchbüchlein»).
Für die übrigen Vereine gelten die Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften nach Art. 957 ff. OR
(doppelte Buchhaltung). Für Vereine, die zur ordentlichen Revision verpflichtet sind, gelten zusätzliche
Anforderungen.
Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und
Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens- und Ertragslage des Vereins (wirtschaftliche Lage)
notwendig sind.
Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch bei der «Milchbüchleinrechnung»:
Dies bedeutet z. B., dass bei allen Einnahmen und Ausgaben ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls
auch die Namen der Leistungserbringer und -empfänger anzugeben sind. Bei den Ausgaben ist immer
auch der Zahlungsgrund oder -zweck zu vermerken.
Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Vereinstätigkeit wesentlichen Währung
und erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch.
2.3 Grundsätze der Rechnungslegung
Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Vereins so darstellen, dass sich die Vereinsmitglieder
wie eventuell auch Dritte (Geldgeber, Sponsoren, Behörden usw.) ein zuverlässiges Urteil bilden können.
Sie erfolgt in der Jahresrechnung, die sich aus der Bilanz und der Erfolgsrechnung zusammensetzt.
Die Jahresrechnung ist um einen Anhang zu ergänzen, wenn eine Eintragungspflicht ins Handelsregister
besteht. Selbstverständlich kann ein Anhang freiwillig erstellt werden.
Die Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung sind:
2.4 Organisation des Rechnungswesens
Der Kassier verwaltet die Finanzen des Vereins. Dazu gehören unter anderem folgende Aufgaben:
Wer das Amt des Kassiers übernehmen möchte, sollte sich unter anderem folgende Fragen stellen, die
meisten davon an den aktuellen Amtsinhaber:
Ordnung ist das halbe Leben: Für das Aufbewahren und das Wiederauffinden bieten sich Ordner mit
Register, Hängemäppchen oder eine Cloud-Lösung an; Ordner sollten Unterteilungen wie Korrespondenz,
Budget, Jahresrechnung, Kontoblätter, Protokolle, Kassabelege, Bankbelege, offene Mitgliederbeiträge,
unbezahlte Rechnungen aufweisen.
Das Führen einer Milchbüchleinrechnung kann mittels Kassa-/Bankbüchern erfolgen oder mit Exceltabellen;
das Führen einer doppelten Buchhaltung benötigt eine entsprechende Softwarelösung (siehe 2.6).
Bei kleinen Vereinen wird meist ein Kassabuch geführt (heute oft eine Exceltabelle) sowie ein Bankkonto.
Die Belege werden am besten nummeriert und direkt zusammen mit der Bankgutschrift oder
Bankbelastung abgelegt. Die Belege werden kontiert (mit Kontennummern versehen), und nach Möglichkeit
sollte eine Verbuchung periodisch erfolgen (monatlich/quartalsmässig oder bei sehr kleinen
Verhältnissen jährlich).
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften ist zwar nur eine Finanzbuchhaltung notwendig. Das Führen von
Hilfsbuchhaltungen kann sinnvoll sein, hängt aber letztlich von der Vereinsgrösse, der Anzahl der Belege
und den Bedürfnissen des Vereins ab. Unter Hilfsbuchhaltungen wird die Führung von vielen gleichartigen
Tatbeständen in einem separaten Buchungskreis verstanden. Beispiele sind: Debitoren-, Kreditoren-,
Lohn-, Anlagen- sowie Wertschriften- und Liegenschaftsbuchhaltung.
In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird für jeden einzelnen Kunden oder Lieferanten ein Konto
geführt. Darin werden alle Bewegungen (Rechnungen, Zahlungen) verbucht. Das Gesamttotal wird dann
ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung übertragen.
Bei der Offenpostenbuchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der
Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung, aufgrund von Belegen, die
als «unbezahlte Rechnungen» abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich
offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenpostenbuchhaltung
sinnvoll sein. Sind jedoch etliche Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich,
eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu führen.
Per Bilanzstichtag (meist 31.12.) ist die Erstellung der Erfolgsrechnung für das Vereinsjahr notwendig,
deren Saldo einen Jahresgewinn oder Jahresverlust ergibt, sowie eine Zusammenstellung aller Vermögenswerte
und Schulden (Bilanz). In einfachen Verhältnissen genügt die Milchbüchleinrechnung.
Sind Sie dafür besorgt, dass per Bilanzstichtag alle Guthaben (Mitgliederbeiträge) bezahlt sind, und andererseits,
dass Sie frühzeitig alle Aufwandsrechnungen erhalten und diese wenn immer möglich vor dem
Bilanzstichtag bezahlen. Damit lassen sich Abgrenzungsbuchungen vermeiden; bei einer klassischen
Milchbüchleinrechnung stellt dies sicher, dass die Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst sind.
Ist der Abschluss erstellt, müssen die Revision organisiert und danach die Unterlagen für die Mitglieder sowie
die Präsentation für die Mitgliederversammlung, inklusive Budget, in ihre endgültige Form gebracht werden.
2.5 Kontenplan
Für die systematische, sachlogische und einheitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle beziehungsweise
Buchungen in Konten benötigt der Verein einen Kontenplan. In der Schweiz hat sich seit Jahrzehnten der
«Schweizer Kontenrahmen KMU» durchgesetzt, welcher auch in einer vereinfachten Form als «Schulkontenrahmen
» erschienen ist.
Die Mindestgliederung der Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR ist einzuhalten und ebenso die Reihenfolge
der verschiedenen Positionen. Anpassungen speziell für Vereine erfolgen in den Mustervorlagen
insbesondere im Eigenkapitalbereich der Bilanz und im Ertragsbereich der Erfolgsrechnung. Die Tiefe der
Gliederung, das heisst die Anzahl der verschiedenen einzelnen Konti, richtet sich nach dem «Output», also
den Positionen, welche man in Bilanz und Erfolgsrechnung zeigt. Der Kontenplan sollte so detailliert sein,
dass man für den Abschluss direkt die Kontosaldi übernehmen kann und nicht ein einzelnes Konto noch
mühsam nach verschiedenen Ausweispositionen aufteilen muss.
Der nachfolgende, einfache Musterkontenplan enthält keine Konti für Vereine, welche MWST-pflichtig sind.
Ebenso wird auf Konti für ausserordentlichen Aufwand und Ertrag verzichtet. Weitere Abänderungen sind
möglich. So ist es sicherlich zulässig, einen Zinsertrag auf das Bankkonto unter dem Ertrag zu zeigen und
nicht weiter unten in der Erfolgsrechnung im Finanzerfolg. Ebenso ist das Bruttoprinzip nicht akribisch
einzuhalten. So kann der Erfolg aus einer Veranstaltung direkt mit dem Saldo in die Erfolgsrechnung
übernommen werden, ohne alle dazu führenden Aufwände und Erträge getrennt und einzeln zu verbuchen.
Eingefügt zwischen Fremd- und Eigenkapital wurden Konti für gebundene Fondsmittel, da sich über
deren Charakter streiten lässt.
Buchtipp:
Hier kann der Kontenrahmen bestellt werden.
2.6 Software
Auf dem Markt sind günstige Softwarepakete für kleine KMU und auch auf Vereine spezialisierte zu finden. Banken bieten ihren Kunden oftmals mit dem Zahlungsverkehr integrierte, kostengünstige Vereinslösungen an.
Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware:
Da oftmals der grösste, und manchmal auch «mühsamste», Arbeitsaufwand des Kassiers im Bereich des
Mitgliederbeitragsinkassos samt Mahnwesen liegt, macht es Sinn, dass eine entsprechende Lösung in
der Buchhaltungssoftware integriert oder zumindest Schnittstellen vorhanden sind:
· Mitgliederverwaltung mit Adressen, Kontakten, Mitgliederkategorien und Mutationen, Ein- und Austritten
usw.;
Je nach Verein könnte auch noch ein Lohnmodul gefragt sein.
Solange ein Verein nicht MWST-pflichtig ist und nicht allzu viele Konten und Buchungen beansprucht,
kann die Buchhaltung in einer selber programmierten Exceltabelle geführt werden. Wir empfehlen jedoch
grundsätzlich eine doppelte Buchhaltung.
2.7 Aufbewahrung der Geschäftsbücher
Die Jahresabschlüsse mit Bilanz und Erfolgsrechnung, eventuellen Anhängen, die Belege und Revisionsberichte
sowie Protokolle der Sitzungen und Versammlungen sind unterzeichnet während 10 Jahren aufzubewahren.
Die erwähnten Unterlagen können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden,
soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten
gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die entsprechenden Vorschriften
sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.
In einem Verein ist es zudem sinnvoll, wenn bei Wechsel von Funktionsträgern (Präsident, Kassier, Aktuar)
Dokumente mittels Aufstellung und Quittung weitergegeben werden.
2.8 Jahresrechnung
Mindestgliederung (Art. 959a OR)
Die Aktiven müssen ihrem Liquiditätsgrad und die Passiven ihrer Fälligkeit entsprechend in der vorgegebenen Reihenfolge gemäss Mindestgliederungsschema des OR ausgewiesen werden.
Erfassung und Bewertung von Aktiven und Verbindlichkeiten (Art. 960 ff. OR)
Aktiven und Passiven werden in der Regel einzeln bewertet, sofern sie wesentlich sind und aufgrund ihrer Gleichartigkeit für die Bewertung nicht üblicherweise als Gruppe zusammengefasst werden. Die Bewertung
muss vorsichtig erfolgen, darf aber die zuverlässige Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Vereins nicht verhindern.
Als Aktiven müssen Vermögenswerte bilanziert werden, wenn aufgrund vergangener Ereignisse über sie verfügt werden kann, ein Mittelzufluss wahrscheinlich ist und ihr Wert verlässlich geschätzt werden kann. Andere Vermögenswerte dürfen nicht bilanziert werden. Aktiven sind höchstens zu den Anschaffungsoder Herstellkosten zu bewerten.
Als Umlaufvermögen müssen die flüssigen Mittel bilanziert werden sowie andere Aktiven, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres ab Bilanzstichtag zu flüssigen Mitteln werden oder anderweitig realisiert werden.
Verbindlichkeiten müssen als Fremdkapital bilanziert werden, wenn sie durch vergangene Ereignisse bewirkt wurden, ein Mittelabfluss wahrscheinlich ist und ihre Höhe verlässlich geschätzt werden kann. Verbindlichkeiten müssen zum Nennwert erfasst werden. Als kurzfristig müssen die Verbindlichkeiten bilanziert werden, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres ab Bilanzstichtag zur Zahlung fällig werden. Als langfristig müssen alle übrigen Verbindlichkeiten bilanziert werden, die nicht innert eines Jahres zur Zahlung fällig werden.
Lassen vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss in künftigen Geschäftsjahren erwarten, so müssen die voraussichtlich erforderlichen Rückstellungen zulasten der Erfolgsrechnung gebildet werden. Mittel, die einem von Dritten bestimmten, die Verwendung einschränkenden Zweck unterliegen, sind als
zweckgebundene Fonds auf der Passivseite auszuweisen.
Ist ein Verein ganz von den Steuern befreit, können ausschliesslich die handelsrechtlichen Bestimmungen und insbesondere das Vorsichtsprinzip angewandt werden. Andernfalls sind die Bestimmungen der entsprechenden
Steuergesetze zu berücksichtigen.
Abgrenzungsfragen
Bei einer Milchbüchleinrechnung entfallen die zeitlichen und sachlichen Abgrenzungen. Wenn jedoch
Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 ff. OR besteht, müssen die Aufwände und
Erträge in zeitlicher und sachlicher Hinsicht abgegrenzt werden.
2.9 Budget
Das Budget ist ein Planungsinstrument. Es ist Aufgabe des Gesamtvorstands, ein Jahresbudget zu erstellen.
Je nach Vorgaben in den Statuten muss das Budget von der Mitgliederversammlung genehmigt
oder dieser zur Kenntnisnahme vorgelegt werden.
Mit dem Budget werden die Erträge und Aufwände des neuen Vereinsjahres geplant und geschätzt. Es handelt sich um finanzielle «Leitplanken» für die Ausgaben des Vereins und eine Schätzung der Einnahmen, und oftmals dient es somit zur Festlegung der Mitgliederbeiträge.
Das Budget wird vom Kassier üblicherweise aufgrund der Vorjahreszahlen erstellt, unter Berücksichtigung der speziell im neuen Geschäftsjahr geplanten Aktivitäten wie Anlässe und Feste, aufwendige Broschüren oder Anschaffungen. Nach der Erstellung wird es im Gesamtvorstand besprochen und allenfalls nach Anpassungen der Mitgliederversammlung je nach Statuten zur Genehmigung oder Kenntnisnahme vorgelegt.
Bei grossen Investitionen wie dem Bau eines Clubhauses muss darüber eine eigene Rechnung gemacht und den Mitgliedern vorgelegt werden, die insbesondere die Höhe der Investition, die Finanzierung (Mitglieder- oder Drittdarlehen) und die anschliessenden laufenden Kosten beziffert, ebenso allfällige Konsequenzen für die Mitgliederbeiträge der nächsten Jahre. Die laufenden Kosten oder Amortisationen von Investitionen oder Darlehen finden dann anschliessend Eingang in das ordentliche Budget.
Stellt der Vorstand während des laufenden Vereinsjahres wesentliche Abweichungen zum verabschiedeten Budget fest, wie massive Ausgabenüberschreitungen oder grosse Ertragsausfälle, kann es empfehlenswert sein, eine ausserordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen oder mindestens die Mitglieder entsprechend zu informieren.
Musterbudget: Das Budget plant die Erträge und Aufwände und somit die Erfolgsrechnung (bzw. Einnahmen
und Ausgaben) des Vereins und wird deshalb in der Regel in der gleichen Gliederung und mit den gleichen Positionen erstellt. So reicht es, in der Darstellung der Vereinsrechnung für das Budget eine zusätzliche Spalte einzufügen:
Erfolgsrechnung |
IST Jahr 1 |
Budget Jahr 1 |
Vorjahr Jahr -1 |
Abweichung zu Budget |
Abweichung zu Vorjahr |
Budget Jahr +1 |
Mitgliederbeiträge |
5’000 |
5’200 |
4’900 |
-200 |
+100 |
5’300 |
Gönnerbeiträge |
900 |
1’000 |
700 |
-100 |
+300 |
900 |
……………… |
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